Automatyczne oferty handlowe B2B: od dokumentu w ERP do PDF i maila w kilka sekund (case)

Punkt wyjścia

Przed wdrożeniem każda oferta przechodziła przez kilka programów. Wygląd ofert różnił się między handlowcami. Nie było jednego miejsca, w którym zarząd widział, ile ofert wyszło, do kogo i z jakim skutkiem.

Cel projektu: handlowiec wystawia ofertę w ERP tak jak dotąd. Resztę robi automatyzacja. Handlowiec zatwierdza wysyłkę.

Jak działa automatyzacja

1. Oferta z ERP

Handlowiec wystawia ofertę w Subiekcie i eksportuje ją do pliku XML we wskazanym folderze. Potem klika link „Generuj oferty”. Link uruchamia scenariusz automatyzacji.

Dlaczego link, a nie automatyczne wykrywanie pliku? Bo handlowiec decyduje, kiedy oferty są gotowe. Może wyeksportować kilka i wygenerować je razem.

2. PDF w szacie firmy

Scenariusz odczytuje XML i tworzy PDF z szablonu firmowego: logo, kolory, dane oddziału, dane handlowca, pozycje, warunki. Każda oferta wygląda tak samo, niezależnie od tego, kto ją wystawił.

PDF trafia do archiwum. W rejestrze ofert powstaje nowy wiersz ze statusem „Draft utworzony”.

3. Draft maila w skrzynce handlowca

W skrzynce handlowca pojawia się gotowy szkic maila do klienta: temat, treść, stopka handlowca. Handlowiec sprawdza go i wysyła. Mail wychodzi z jego skrzynki, więc odpowiedź klienta trafia bezpośrednio do niego.

4. Dwa tryby: załącznik albo link ze śledzeniem

Handlowiec wybiera tryb, wpisując umówione słowo w uwagach oferty w ERP:

• bez słowa: PDF w załączniku maila,
• ze słowem: zamiast załącznika link do oferty w narzędziu, które śledzi otwarcie.

Link ze śledzeniem pokazuje, czy i kiedy klient otworzył ofertę.

5. Status „Wysłana”

Draft zawiera w polu UDW adres techniczny. Gdy handlowiec wysyła maila, kopia trafia na ten adres. Scenariusz zmienia status w rejestrze na „Wysłana”. Handlowiec nie musi niczego aktualizować ręcznie.

6. Sprawdzanie otwarcia i SMS po 24 godzinach

Osobny scenariusz co 100 minut, od poniedziałku do piątku w godzinach 8–18, sprawdza, czy klient otworzył ofertę ze śledzeniem.

• Otwarta: status zmienia się na „Otwarta”.
• Nieotwarta po 24 godzinach: klient dostaje krótki SMS z przypomnieniem. Jeden SMS na ofertę, nigdy więcej.

SMS jest pisany bez polskich znaków. Z polskimi znakami jeden SMS mieści 70 znaków, bez nich 160.

7. Rejestr i panel dla zarządu

Statusy w rejestrze: Draft utworzony, Wysłana, Otwarta, a na końcu Odrzucona albo Wygrana. Dwa ostatnie handlowiec ustawia ręcznie. Zarząd widzi panel z liczbą ofert, odsetkiem otwarć i wygranych w podziale na oddziały i handlowców.

Wynik

Wygenerowanie 2 ofert, od kliknięcia linku do gotowych draftów w skrzynce, trwało 27 sekund. Każda oferta ma ten sam wygląd i jest zapisana w rejestrze. Handlowiec wie, które oferty klient otworzył, a które wymagają telefonu.

Zasady, które chronią przed błędami

Większość pracy przy wdrożeniu dotyczyła sytuacji wyjątkowych. Zasady, które ustaliliśmy:

• Brak maila klienta w ERP. Draft powstaje, ale temat zaczyna się od „UZUPEŁNIJ ADRES”. Handlowiec widzi to od razu.
• Nieznany wystawca. Jeśli oferty nie da się przypisać do handlowca, draft trafia do domyślnej skrzynki biura.
• Deduplikacja. Ten sam plik nie wygeneruje dwóch ofert.
• Przetwarzanie po kolei. Oferty są generowane jedna po drugiej, nie równolegle. To eliminuje pomylone numery i załączniki.
• Konto techniczne. Automatyzacja działa na osobnym koncie, nie na koncie handlowca. Odejście pracownika nie zatrzymuje procesu.
• Dane handlowców w osobnej tabeli. Imię, telefon, stopka i oddział. Zmiana pracownika to zmiana jednego wiersza.

Sprawy formalne

Przy wdrożeniu pojawiły się trzy kwestie, które warto załatwić na początku:

• Zgoda administratora poczty. Tworzenie draftów w skrzynkach pracowników wymaga zgody administratora Microsoft 365 dla aplikacji.
• Umowy powierzenia danych (DPA). Dane klientów przechodzą przez zewnętrzne narzędzia: generator PDF, narzędzie do śledzenia, bramkę SMS. Z każdym dostawcą potrzebna jest umowa powierzenia.
• Nazwa nadawcy SMS. Zgłoś ją u operatora od razu. Akceptacja trwa kilka dni.

Po uruchomieniu zaplanowaliśmy 2 tygodnie wzmożonego wsparcia. W tym czasie wychodzą przypadki, których nie było w testach.

Czy to pasuje do Twojej firmy

Taka automatyzacja ma sens, gdy:

• kilka osób wystawia oferty z ERP,
• oferty mają podobną strukturę,
• chcesz wiedzieć, co dzieje się z ofertą po wysłaniu.

Nie wymaga zmiany ERP. Działa na eksporcie, który ERP już ma.

Zacznij od jednego oddziału albo jednej osoby. Sprawdź szablon PDF, treść maila i zasady wyjątków na prawdziwych ofertach. Dopiero potem włącz pozostałych handlowców. Błąd w szablonie widoczny w jednej ofercie łatwo poprawić. Ten sam błąd w kilkudziesięciu ofertach do klientów jest trudniejszy do odkręcenia.

Przygotuj materiały

Szablon materiałów sprzedażowych B2B pomaga zbudować treść oferty: argumenty w schemacie cecha, zaleta, korzyść, odpowiedzi na zastrzeżenia i strukturę cennika. Automatyzacja przenosi tę treść do każdej oferty. Plik nie ma makr.

Jak zautomatyzować obsługę zamówień w hurtowni: Z 15 do 2 godzin dziennie: automatyzacja hurtowni B2B na ERP.