Hurtownia internetowa B2B dla producenta: jak ją uruchomić w 12 tygodni

Ile kosztuje obsługa zamówień mailem i telefonem

Najpierw policz czas, który zespół spędza dziś na zamówieniach. Przykład: firma z 25 zamówieniami B2B dziennie.

Oszczędność: 2,75 godziny dziennie, około 58 godzin miesięcznie. Przy koszcie 60 zł za godzinę to ponad 3 400 zł miesięcznie. Rachunek nie obejmuje mniejszej liczby błędów, zamówień wieczorem i w weekend ani nowych odbiorców z rejestracji online. W arkuszu wpiszesz własne liczby.

Cztery modele

Wybór zależy od liczby odbiorców, indywidualnych warunków i integracji z ERP.

1. Wejście do istniejącej hurtowni internetowej. Produkty trafiają do hurtowni, która ma odbiorców, panel B2B i logistykę, np. Kamai.eu albo kanały dropshippingowe dropcom.eu. Najszybszy test popytu. Bez inwestycji w platformę. Ograniczenie: to nie jest Twój panel dla Twoich klientów.
2. Platforma B2B w abonamencie (SaaS). Gotowy system z cennikami, grupami rabatowymi, limitami kupieckimi i integracjami. Najczęstszy wybór przy 20–500 odbiorcach. Sprawdź koszt integracji z ERP i opłaty za użytkowników lub zamówienia.
3. Moduł B2B do sklepu. Rozszerzenie sklepu (np. WooCommerce) o ceny dla firm, rejestrację z NIP i minimum zamówienia. Tanie na start. Ma ograniczenia przy cenach indywidualnych i pełnej integracji z ERP.
4. Rozwiązanie dedykowane. Dla setek odbiorców i złożonych warunków handlowych. Najwyższy koszt i najdłuższy czas. Wymaga dobrej specyfikacji.

W arkuszu jest zakładka „Decyzja”: 7 pytań i jawna punktacja czterech modeli.

Dane i cenniki

Konfiguracja platformy trwa kilka dni. Porządkowanie danych trwa tygodnie. Najczęstsze braki:

• Kartoteka w ERP: duplikaty, różne nazwy tego samego produktu, brak EAN dla opakowań zbiorczych.
• Jednostki i krotności: produkt pakowany po 6 sztuk, a system pozwala zamówić 7.
• Zdjęcia i dokumenty: różne formaty, karty techniczne i deklaracje w mailach, nie przy produkcie.
• Cenniki: grupy rabatowe znają tylko handlowcy, rabaty indywidualne są w ich skrzynkach.

Cenniki najczęściej opóźniają projekt. Co zrobić:

1. Zbierz rabaty indywidualne od handlowców przed konfiguracją platformy.
2. Wpisz je do ERP.
3. Ustal zasadę: cena w panelu jest wiążąca.

Jeśli klient zobaczy w panelu inną cenę niż ustalona z handlowcem, wróci do telefonu.

Ceny tylko po zalogowaniu

W hurtowni Kamai ceny widzi tylko zalogowany i zweryfikowany odbiorca. Strona publiczna pokazuje ofertę, katalogi i warunki współpracy. Panel służy do zamawiania. To chroni cennik hurtowy przed klientami detalicznymi.

Konto klienta, płatności i limity

Odbiorca B2B potrzebuje:

• rejestracji z NIP z pobraniem danych z GUS i VIES, ręcznej akceptacji konta i przypisania grupy cenowej,
• wielu użytkowników w jednej firmie (zakupy, księgowość, magazyn) i wielu adresów dostaw,
• historii zamówień i szybkiego ponowienia, bo większość zamówień B2B to powtórki,
• płatności z terminem z ERP, limitu kupieckiego w panelu i blokady zamówień przy przeterminowanych należnościach (poza przedpłatą),
• faktur, korekt i salda do pobrania w panelu klienta.

Termin płatności dla nowych odbiorców bez ryzyka: faktoring albo odroczone płatności B2B od zewnętrznego dostawcy. Odbiorca dostaje termin. Ty dostajesz pieniądze od razu.

Integracja z ERP

Integracja daje największą oszczędność czasu i niesie największe ryzyko. Spisz zakres przed podpisaniem umowy z dostawcą platformy:

• Ustal, kto dostaje alert, gdy integracja przestaje działać. Zamówienia, które nie trafiają do ERP bez wiedzy zespołu, to większy problem niż brak integracji.
• Testuj na kopii bazy, nie na produkcji.
• Eksport produktów z ERP zawiera ceny. Na stronę publiczną wysyłaj tylko pola z białej listy.
• Na stronie pokazuj tylko produkty z realnym stanem.

Przykład: po integracji ERP z hurtownią, sklepem i Allegro obsługa zamówień w Kamai spadła z około 15 do 2 godzin dziennie.

Odbiorcy i handlowcy

Handlowcy. Opisz ich zadania po wdrożeniu: doradztwo, nowi klienci, negocjacje roczne. Najważniejsza zasada: prowizja handlowca obejmuje zamówienia online jego klientów. Bez tego handlowcy będą zniechęcać do panelu.

Odbiorcy. Przenoś ich etapami, od tych, którzy zamawiają najczęściej:

1. pilotaż z 3–5 zaufanymi odbiorcami, którzy zgłoszą błędy w cenach i dokumentach,
2. zaproszenie z gotowym kontem i instrukcją (PDF albo wideo na 2–3 minuty),
3. zachęta na pierwsze zamówienie online, np. darmowa dostawa,
4. osoba do kontaktu przez pierwsze tygodnie.

Harmonogram 12 tygodni

12 tygodni wymaga uporządkowanych danych w ERP i decyzji w ciągu kilku dni. Najczęściej harmonogram wydłużają cenniki indywidualne i integracja z ERP. Te dwie rzeczy zaczynamy najwcześniej.

KPI po 3 miesiącach

Zmierz stan wyjściowy przed startem.

• Udział zamówień online w zamówieniach B2B. Cel na pierwszy kwartał: 40–70 %, zależnie od odbiorców.
• Aktywni odbiorcy online: odsetek odbiorców z co najmniej jednym zamówieniem w panelu.
• Czas od zamówienia do wysyłki.
• Telefony i maile o status, stany i faktury dziennie.
• Korekty i błędy w zamówieniach miesięcznie.
• Średnia wartość zamówienia i nowi odbiorcy z rejestracji online.

Pobierz plan w Excelu

Plan uruchomienia hurtowni internetowej B2B w 12 tygodni:

• decyzja o modelu z punktacją,
• checklista 58 punktów w 10 obszarach,
• harmonogram Gantta liczony z daty startu,
• kalkulator oszczędności czasu,
• budżet pierwszego roku z czasem zwrotu,
• arkusz KPI.