Z 15 do 2 godzin dziennie: automatyzacja hurtowni B2B na ERP (case)

Punkt wyjścia

Firma, o której piszemy, działa na rynku od 25 lat. Dostarcza produkty do 16 sieci handlowych, sprzedaje do sklepów przez hurtownię internetową, prowadzi sklep i konto na Allegro. Oferta to około 2 tys. produktów.

Przed integracją każdy kanał miał własny proces:

• zamówienia z hurtowni i sklepu trafiały mailem i były przepisywane do ERP,
• zamówienia z Allegro były obsługiwane w osobnym panelu,
• stany magazynowe w kanałach aktualizowano ręcznie, więc zdarzała się sprzedaż towaru, którego już nie było,
• dokumenty wysyłki przygotowywano dla każdego zamówienia osobno.

Łącznie obsługa zamówień zajmowała 15 godzin pracy dziennie. Rosła razem ze sprzedażą.

Co połączyliśmy

Jeden stan magazynowy

ERP stał się jedynym źródłem stanów. Hurtownia, sklep i Allegro pobierają stan z ERP. Gdy towar sprzeda się w jednym kanale, stan spada we wszystkich.

To była pierwsza i najważniejsza zmiana. Bez wspólnego stanu każda inna automatyzacja przenosi błędy szybciej.

Zamówienia bez przepisywania

Zamówienia ze wszystkich kanałów trafiają do ERP automatycznie. System od razu rezerwuje towar. Pracownik nie przepisuje danych klienta ani pozycji. Sprawdza tylko zamówienia, które system oznaczył jako nietypowe.

Dokumenty wysyłki

Dokumenty wysyłki i dane do etykiet kurierskich powstają w ERP na podstawie zamówienia. Magazyn dostaje listę do kompletacji, a nie stos wydruków maili.

Panel B2B z cenami po zalogowaniu

Hurtownia internetowa pokazuje ceny dopiero po zalogowaniu. Każdy odbiorca widzi swoje warunki. Handlowiec nie musi odpowiadać na pytania o cennik i dostępność. Odbiorca sprawdza to sam o dowolnej porze.

Wynik: wysyłka tego samego dnia we wszystkich kanałach

Po integracji obsługa zamówień zajmuje 2 godziny dziennie zamiast 15. Czas, który zostaje, idzie na obsługę klientów i rozwój oferty, a nie na przepisywanie.

Druga zmiana jest ważniejsza dla klientów. Zamówienie złożone do 12:00 w dni robocze wychodzi tego samego dnia. Dotyczy to wszystkich kanałów: hurtowni, sklepu i Allegro. Magazyn pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach 8–16.

Na Allegro szybka wysyłka daje ofertom oznaczenie dostawy na następny dzień. To oznaczenie wpływa na decyzję kupującego i na pozycję oferty w wynikach.

Czego pilnowaliśmy przy eksporcie danych

Hurtownia przekazuje dane o produktach do partnerów w pliku XML. Plik generuje ERP. Przy przebudowie hurtowni zrobiliśmy przegląd tego pliku. Wnioski są przydatne dla każdego producenta, który udostępnia dane odbiorcom.

Plik zawierał więcej, niż powinien. Eksport obejmował 1 511 pozycji. Tylko 149 z nich miało stan powyżej 50 sztuk. Reszta to produkty z końcówką stanu albo wycofane. Odbiorca, który importuje cały plik, wystawia towar, którego nie dostanie.

Plik zawierał ceny. Eksport z ERP domyślnie zawierał pola cenowe. Plik dostępny dla wielu partnerów nie może zawierać cen zakupu ani indywidualnych warunków.

Rozwiązanie: eksport oparty na białej liście pól. Do pliku trafiają tylko pola wskazane wprost: nazwa, opis, zdjęcia, parametry, kod, stan. Każde nowe pole w ERP domyślnie nie trafia do eksportu.

Kolejność wdrożenia

Gdybyśmy robili to od nowa, zachowalibyśmy tę kolejność:

1. Porządek w kartotece. Kody, nazwy, wagi, zdjęcia. Integracja przenosi dane, nie poprawia ich.
2. Wspólny stan magazynowy. Najpierw jeden kanał, potem kolejne.
3. Import zamówień. Z kolejką błędów: zamówienie, które nie przeszło, musi być widoczne, a nie zgubione.
4. Dokumenty i wysyłka. Dopiero gdy zamówienia przychodzą poprawnie.
5. Panel B2B dla odbiorców. Gdy dane i stany są wiarygodne.

Każdy krok warto uruchomić najpierw na części zamówień, a dopiero potem na wszystkich.

Czego ten case nie mówi

To wdrożenie w firmie z około 2 tys. produktów, własnym magazynem i stałym zespołem. Wynik 15 do 2 godzin dotyczy tej skali i tego procesu. W firmie z mniejszą liczbą zamówień oszczędność w godzinach będzie mniejsza. Wspólny stan i brak przepisywania dają jednak ten sam efekt: mniej błędów i szybszą wysyłkę.

Jak policzyć, ile godzin zabiera to u Ciebie

Zanim zaczniesz rozmowę o integracji, zmierz obecny stan. Przez tydzień zapisuj, ile czasu zajmuje:

• przepisywanie zamówień z maili, telefonów i paneli,
• odpowiadanie na pytania o stany i terminy,
• przygotowanie dokumentów wysyłki,
• poprawianie pomyłek: zły towar, zły adres, sprzedany brak.

Zsumuj godziny wszystkich osób. Ta liczba to punkt odniesienia. Po wdrożeniu zmierzysz ją tak samo i zobaczysz, czy integracja działa. Bez pomiaru przed startem trudno ocenić efekt.

Zaplanuj swoją hurtownię

Plan hurtowni internetowej B2B. Arkusz pomaga policzyć, ile godzin dziennie zajmuje dziś obsługa zamówień, i zaplanować wdrożenie: dane i cenniki, konta odbiorców, integracja z ERP, harmonogram 12 tygodni i wskaźniki po 3 miesiącach. Plik nie ma makr.

Jak wdrożyć hurtownię krok po kroku: Hurtownia internetowa B2B w 12 tygodni. Jak wybrać ERP pod integracje: Jaki ERP dla małego producenta z e-commerce.