'/%3e%3cuse%20xlink:href='%23cn-a'%20width='30'%20height='20'%20transform='matrix(-12.33562%20-20.5871%2020.58684%20-12.33577%20240.3%2048)'/%3e%3cuse%20xlink:href='%23cn-a'%20width='30'%20height='20'%20transform='matrix(-3.38573%20-23.75998%2023.75968%20-3.38578%20288%2095.8)'/%3e%3cuse%20xlink:href='%23cn-a'%20width='30'%20height='20'%20transform='matrix(6.5991%20-23.0749%2023.0746%206.59919%20288%20168)'/%3e%3cuse%20xlink:href='%23cn-a'%20width='30'%20height='20'%20transform='matrix(14.9991%20-18.73557%2018.73533%2014.99929%20240%20216)'/%3e%3c/svg%3e){kind=small}
Przypomnienie o nieopłaconej fakturze
Klient z fakturą po terminie dostaje mail, potem SMS, a jego opiekun zadanie w CRM. Po wpłacie przypomnienia przestają iść.
od950 złnetto · 2–3 dni robocze
Faktury kosztowe z poczty prosto na Dysk i do arkusza
Faktury z maila same trafiają do folderu miesiąca na Dysku Google, a kwoty i terminy płatności do arkusza kosztów.
Jak działa
Od „Wyślij fakturę” do wyniku w 5 krokach
Programy wymieniają się danymi same. Widzisz tylko wynik.
- Start. Dostawca wysyła fakturę PDF na Twój firmowy adres e-mail.
- Gmail i AI (ChatGPT). Przychodzi mail z fakturą, czyta fakturę.
- Dysk Google i Arkusz Google. Zapisuje plik w folderze, dopisuje wiersz.
- Gmail. Oznacza maila.
- Gmail
- Dysk Google
Make albo n8n
- AI (ChatGPT)
- Arkusz Google
- Gmail
Dziś i po wdrożeniu
Co zmienia się po wdrożeniu
Faktury kosztowe przychodzą mailem od kilkunastu dostawców. Ktoś pobiera każdy plik, zmienia nazwę, wrzuca do folderu i przepisuje kwotę do zestawienia. Pod koniec miesiąca księgowa pyta o brakujące faktury i zaczyna się szukanie w skrzynce.
ok. 4 h
mniej pobierania i przepisywania miesięcznie przy 80 fakturach (szacunek: 3 minuty na fakturę)
Po wdrożeniu
Faktura jest w folderze miesiąca kilka minut po mailu.
Każda faktura ma wiersz w arkuszu: dostawca, numer, kwota netto i brutto, termin płatności.
Pliki mają jednolite nazwy, np. „2026-10 Tartak Nowak FV 34.pdf”.
Księgowa dostaje link do folderu miesiąca zamiast paczki maili.
Maile, które nie są fakturami (oferty, newslettery), zostają w skrzynce bez zmian.
Dopasowanie
Sprawdź, czy automatyzacja pasuje do Twojej firmy
Dla kogo
- Producenci i hurtownie, które dostają kilkadziesiąt faktur kosztowych miesięcznie
- Firmy, które co miesiąc przekazują dokumenty do biura rachunkowego
- Właściciel albo osoba w biurze, która dziś przepisuje faktury do arkusza
Czego potrzebujemy od Ciebie
- Dostęp do skrzynki, na którą przychodzą faktury (Gmail albo Outlook)
- Folder na Dysku Google, w którym mają leżeć faktury
- 5–10 przykładowych faktur od różnych dostawców
- Decyzja, jakie kolumny ma mieć arkusz i kto ma do niego dostęp
Cena
Co dostajesz za 950 zł netto
od 950 zł netto, jednorazowo
W cenie wdrożenia
- Konfiguracja na koncie Twojej firmy (Make albo n8n)
- Odczyt danych z faktur PDF przez AI i zapis do arkusza
- Foldery według miesięcy i nazwy plików według ustalonego wzoru
- Test na Twoich danych
- Dokumentacja i instrukcja na wypadek awarii
- 30 dni poprawek po starcie
Rozszerzenia i opieka
- Druga skrzynka albo drugi adres, na który przychodzą fakturyod 300 zł netto
- Wysyłka zestawienia i linku do folderu do biura rachunkowego na koniec miesiącaod 450 zł netto
- Pobieranie faktur z KSeF (Krajowy System e-Faktur) do tego samego arkuszaod 1 200 zł netto
- Opieka nad automatyzacjami, do 2 h zmianPierwsze 30 dni poprawek jest w cenie wdrożenia.od290 złnettomiesięcznie
Ceny netto. Licencje narzędzi: Make od ok. 10 USD miesięcznie (albo n8n na Twoim serwerze ok. 30–60 zł miesięcznie); AI ok. 5–20 zł miesięcznie za odczyt faktur; Gmail, Dysk i Arkusze w Twoim Google Workspace.
Pytania
Pytania o tę automatyzację
A jeśli faktura przyjdzie jako zdjęcie albo skan?
AI odczyta też zdjęcie lub skan, jeśli jest czytelny. Gdy nie da się odczytać kwoty, wiersz dostaje oznaczenie „do sprawdzenia”, a plik i tak trafia do folderu.
Czy działa z Outlookiem?
Tak. Podłączamy skrzynkę w Microsoft 365 zamiast Gmaila. Pliki mogą wtedy trafiać na OneDrive, a dane do arkusza Excel w przeglądarce.
Co, jeśli dostawca przysyła link do faktury zamiast załącznika?
Obsługujemy takie maile, jeśli link prowadzi wprost do pliku PDF. Sprawdzamy to na Twoich przykładach przed wyceną.
Czy AI może pomylić się w kwocie?
Może, zwłaszcza przy nietypowym układzie faktury. Dlatego w arkuszu jest link do pliku, a niepewny odczyt dostaje oznaczenie „do sprawdzenia”.
Podobne
Podobne automatyzacje
Skrzynka z asystentem AI: segreguje maile i szykuje szkice odpowiedzi
Każdy nowy mail dostaje etykietę, a na typowe pytania czeka gotowy szkic odpowiedzi. Ty tylko poprawiasz i wysyłasz.
od4 250 złnetto · 1–2 tygodnie
Poranny raport sprzedaży na maila i komunikator
Codziennie o 7:00 dostajesz wczorajszą sprzedaż z Allegro, sklepu i Amazona, koszt reklam i krótkie podsumowanie.
od2 550 złnetto · 4–6 dni robocze
Dostań bezpłatną wycenę tej automatyzacji
Wpisz firmowy adres e-mail. Andrzej zapyta, jakich programów używasz, i wyśle wycenę z ofertą wdrożenia.
