Jak wprowadzić produkt do sieci handlowej: od karty dostawcy do pierwszej dostawy na centrum dystrybucyjne

Czego potrzebuje kupiec

Kupiec zarządza kategorią. Nowy produkt zajmuje miejsce produktu, który już się sprzedaje. Materiały dla kupca odpowiadają na trzy pytania:

1. Czy to się sprzeda? Dane z innych kanałów: sprzedaż w hurcie, na marketplace, w sklepach niezależnych, sezonowość. Sprzedaż na Allegro to mocny argument.
2. Ile zarobi sieć? Sugerowana cena półkowa, marża sieci frontowa i łączna, budżet na promocje.
3. Czy dostawca jest bezpieczny? Dokumenty, ubezpieczenie, jakość, zdolność dostaw w sezonie i w promocji.

Gotowość dostawcy

Sieci weryfikują dostawcę przed zakodowaniem pierwszego produktu. Typowe wymagania:

• Dokumenty firmy: odpis z KRS lub CEIDG, NIP, REGON, rachunek na białej liście VAT, często zaświadczenia o niezaleganiu z ZUS i US, formularz lub karta dostawcy.
• Ubezpieczenie: OC działalności i OC za produkt z sumą gwarancyjną akceptowaną przez sieć, dla krajów sprzedaży.
• Jakość i zgodność: deklaracje zgodności i oznakowanie, raporty z badań (jeśli kategoria wymaga), karty charakterystyki dla chemii, procedura reklamacji i wycofania produktu.
• GPSR: dane producenta na produkcie, ocena bezpieczeństwa, instrukcje i ostrzeżenia po polsku. Od grudnia 2024 to wymóg prawny dla produktów konsumenckich w UE.
• Kodeks dostawcy: zasady etyczne, antykorupcyjne i dotyczące warunków pracy.

W arkuszu jest lista 33 wymagań w 8 obszarach ze statusem. Braki to lista zadań przed spotkaniem.

Karta produktu i dane logistyczne

Bez tych danych sieć nie zakoduje produktu i nie przyjmie go na magazyn:

• EAN (GS1) dla jednostki i opakowania zbiorczego, kod CN, kraj pochodzenia, stawka VAT,
• wymiary i waga jednostki i kartonu, liczba sztuk w kartonie,
• paletyzacja: kartony na warstwie, warstwy, sztuki na palecie, wysokość i waga palety,
• warunki składowania, termin przydatności (jeśli dotyczy),
• cena katalogowa, sugerowana cena detaliczna, zdjęcia, trzy zdania o tym, dlaczego produkt się sprzeda.

Najczęstszy błąd: paleta wyższa niż limit sieci. Karton 38 cm, cztery warstwy: paleta ma około 166 cm i mieści się w limicie 180 cm. Pięć warstw: przekracza limit. Przepakowanie na centrum dystrybucyjnym idzie na koszt dostawcy. Arkusz liczy to automatycznie.

Cena netto-netto

Kupiec negocjuje całość warunków rocznych. Warunki dzielą się na dwie grupy:

• front: rabat na fakturze, odliczany przy każdej dostawie,
• back: warunki rozliczane osobno, zwykle procent od zakupów sieci. Należą tu: bonus roczny za obrót, budżet marketingowy i promocyjny (gazetki, ekspozycje), opłata logistyczna za dostawy przez centrum dystrybucyjne, rabat za szybszą płatność, czasem opłata za wprowadzenie produktu.

Przykład (dane fikcyjne):

Z ceny cennikowej sieć zabiera ponad 30 %. Ten sam produkt sprzedany hurtowni za 72 zł netto daje 20,50 zł marży. Sieć daje mniej na sztuce. Daje za to wolumen i obecność marki na półce.

Wariant „twarde negocjacje”: front 25 %, back 16 %, opłata za wprowadzenie 8 000 zł. Cena netto-netto spada do 61,67 zł. Marża spada do 7,79 zł (12,6 %). Pięć punktów procentowych więcej we froncie i cztery w back zabrały ponad połowę zysku.

Przed spotkaniem policz minimalną cenę cennikową. W pierwszym wariancie, przy docelowej marży 20 % ceny netto-netto, to około 94,64 zł. Poniżej tej ceny negocjuj warunki back albo zrezygnuj.

Marża sieci

Sugerowana cena półkowa: 159,99 zł brutto (130,07 zł netto). Marża sieci frontowa (od ceny na fakturze): 38,5 %. Marża łączna z warunkami back: 46,5 % ceny półkowej netto. Kupiec porównuje tę drugą liczbę z innymi dostawcami. Jeśli jest poniżej średniej kategorii, zapyta o dodatkowy budżet promocyjny.

Logistyka do centrum dystrybucyjnego

Większość dużych sieci przyjmuje towar przez centra dystrybucyjne. Sieci DIY oraz dom i ogród mają je głównie w centralnej Polsce (okolice Łodzi, Strykowa, Piątku). Regionalne huby są pod Warszawą, Poznaniem, na Śląsku i Pomorzu. Odległość od zakładu wpływa na koszt transportu na sztukę.

Typowe wymagania:

• awizacja dostawy przez portal lub EDI i okna dostaw; spóźnienie często oznacza nowy termin,
• etykiety SSCC (GS1-128) na każdej palecie, palety EUR, limit wysokości i wagi,
• EDI dla zamówień, awizacji i faktur w dużych sieciach; uruchomienie trwa kilka tygodni,
• poziom realizacji zamówień: dostawy kompletne i na czas; za braki, spóźnienia i błędy w dokumentach sieć nalicza kary.

Kary to koszt często pomijany w kalkulacji. W przykładzie to 1 % wartości faktury. Ryzyko braków jest największe przy pierwszej promocji gazetkowej. Sieć zamawia wtedy kilka razy więcej niż zwykle. Zapas zaplanuj wcześniej.

Marketplace sieci

Sieci DIY i meblowe prowadzą marketplace’y, np. Castorama, Leroy Merlin, Black Red White. Sprzedajesz przez platformę sieci. Sam wysyłasz i obsługujesz klienta. Próg wejścia jest niższy niż przy listingu w sklepach. Zebrane dane sprzedażowe pokażesz później kupcowi.

Wymagania: dane produktowe (EAN, GPSR, opisy bez HTML, zdjęcia) i system do obsługi zamówień przy sprzedaży w kilku kanałach. Cenniki marketplace’ów sieci zwykle nie są publiczne. Poznasz je po weryfikacji konta.

Harmonogram do pierwszej dostawy

Najdłużej trwa czekanie na przegląd kategorii. Wiele sieci zmienia asortyment raz lub dwa razy w roku. Produkt sezonowy (ogród, święta) pokaż kupcowi z dużym wyprzedzeniem. Na pierwszym spotkaniu zapytaj o kalendarz przeglądów.

Pobierz arkusz

Arkusz wdrożenia do sieci handlowej:

• lista 33 wymagań dostawcy,
• karta produktu z automatyczną paletyzacją,
• kalkulator ceny netto-netto z marżą producenta i sieci oraz minimalną ceną cennikową,
• lista centrów dystrybucyjnych,
• porównanie marketplace’ów sieci,
• harmonogram do pierwszej dostawy.