> Zewnętrzne Biuro Zarządzania Projektami

Zewnętrzne Biuro Zarządzania Projektami

Pomagamy producentom, markom i dystrybutorom wprowadzać produkty do sieci handlowych oraz ich sklepów online. Przygotowujemy oferty i materiały produktowe, koordynujemy dostawy do magazynów centralnych i obsługujemy sprzedaż internetową wraz ze zwrotami i reklamacjami.
Poznaj zakres współpracy

Nadzór i koordynacja projektów cyfrowych

Wspieramy firmy w procesie wdrożeń systemów e-commerce, ERP i narzędzi IT. Łączymy język biznesu i technologii, pomagając zespołom handlowym, marketingowym i technicznym mówić jednym głosem. Naszym celem jest uporządkowanie projektu, kontrola nad jego realizacją i skuteczna komunikacja między wszystkimi stronami.

Nie jesteśmy agencją ani dostawcą oprogramowania — dzięki temu doradzamy obiektywnie, dobierając rozwiązania i wykonawców dopasowanych do potrzeb organizacji. Opracowujemy dokumentację, harmonogramy i wymagania techniczne, nadzorujemy postępy i egzekwujemy KPI.

Zakres współpracy

Zarządzanie i nadzór projektów cyfrowych

Pomagamy firmom skutecznie realizować projekty cyfryzacji — od analizy wymagań po nadzór nad wykonawcami i wdrożenie produkcyjne. Koordynujemy prace agencji, software house’ów i zespołów technicznych, pilnując harmonogramów, budżetu i jakości. Zapewniamy pełną dokumentację wdrożeniową, kontrolę postępów oraz wsparcie po uruchomieniu systemu.

Dobór i weryfikację dostawców / agencji / software house’ów

Przygotowanie dokumentacji wdrożeniowej

Prowadzenie nadzoru projektowego i komunikacji

Kontrola harmonogramów, kosztów i realizacji

Wsparcie w odbiorach, testach i wdrożeniu produkcyjnym

Utrzymanie dokumentacji powdrożeniowej

Porozmawiajmy o Twoim projekcie

Analiza i przygotowanie projektu wdrożeniowego

Analizujemy procesy sprzedażowe, logistyczne i administracyjne. Tworzymy mapy procesów (BPMN), dokumentację funkcjonalną oraz harmonogram wdrożenia. Opracowujemy zakres projektu, budżet i plan działań dla zespołów. Pomagamy dobrać wykonawców, którzy realnie są w stanie zrealizować projekt zgodnie z wymaganiami organizacji.

Efektem jest jasno zdefiniowany projekt z określonymi zależnościami między działami oraz pełna przejrzystość zadań i priorytetów.
Nadzór i koordynacja wykonawców

Przejmujemy zarządzanie projektem po stronie klienta. Prowadzimy komunikację między agencjami, dostawcami systemów i zespołami wewnętrznymi. Monitorujemy postęp prac, kontrolujemy harmonogramy, zakresy i koszty. Weryfikujemy jakość realizacji i zgodność z dokumentacją wdrożeniową.
Zapewniamy spójność działań między działami IT, logistyki, marketingu i sprzedaży, dzięki czemu projekt przebiega przewidywalnie i zgodnie z planem.

Kontrola jakości i rozliczenie projektu

Po zakończeniu wdrożenia weryfikujemy działanie wszystkich integracji, testujemy procesy w środowisku operacyjnym i przygotowujemy raport z wynikami.
Porządkujemy dokumentację, uzupełniamy mapy procesów i opracowujemy rekomendacje rozwoju systemów oraz kierunki dalszej optymalizacji.

Dzięki temu firma nie kończy projektu z wdrożonym „systemem”, tylko z pełnym obrazem procesów, kontrolą nad danymi i realnym planem dalszego rozwoju.

Porozmawiajmy o współpracy
Andrzej Kierski
Zarządzanie projektami digital
Pomagam firmom uporządkować wdrożenia i integracje w obszarze ERP, e-commerce i automatyzacji procesów. Jeśli chcesz o tym porozmawiać – zapraszam do kontaktu. Wspólnie możemy przeanalizować projekt i dobrać właściwe rozwiązania.
Telefon:

+48 570 700 085

Email:

andrzej@kamai.pl

LinkedIn:

@andrzej-kierski

Dlaczego większość projektów cyfryzacji kończy się opóźnieniami lub korektami?

Wiele projektów cyfryzacji kończy się opóźnieniami lub kosztownymi korektami, ponieważ dostawcy skupiają się na technologii zamiast na procesach organizacji. System ERP, B2B czy e-commerce często dobierany jest bez rzetelnej analizy wymagań i map procesów, co prowadzi do błędnych decyzji, niekompletnych funkcjonalności i problemów w codziennej pracy zespołów.

Jesteśmy zewnętrznym biurem projektowym, które reprezentuje interes klienta — nie dostawcy. Analizujemy realne procesy sprzedażowe, logistyczne i operacyjne, tworzymy dokumentację wdrożeniową (BPMN, workflow, BOM), pomagamy dobrać odpowiednie technologie i weryfikujemy oferty potencjalnych wykonawców. Nadzorujemy harmonogram, budżet i komunikację między zespołami, dbając o spójność działań na każdym etapie projektu.

Efektem jest wdrożenie, które działa w praktyce. Procesy są logicznie powiązane, zespół rozumie ich strukturę, a firma zyskuje przewidywalność kosztów i stabilne podstawy do dalszego rozwoju cyfrowego.

Nie każdy system pasuje do każdego biznesu

Naszym celem jest dopasowanie narzędzi do realnych procesów handlowych, logistycznych i operacyjnych, tak aby technologia wspierała organizację, a nie ją ograniczała.

W wielu wdrożeniach ERP czy e-commerce kluczowe procesy są odwzorowane błędnie lub zbyt ogólnie. System działa poprawnie technicznie, ale nie oddaje faktycznego sposobu sprzedaży, rozliczeń czy realizacji zamówień. Brakuje spójności między działami, a dane nie są zsynchronizowane – w efekcie decyzje zapadają na podstawie niepełnych informacji, a zespoły pracują w trybie gaszenia błędów.

Projektujemy rozwiązania tak, aby system wspierał rzeczywisty model biznesowy, a nie narzucał własną logikę. Porządkujemy procesy między ERP, magazynem, sklepem internetowym i systemami sprzedażowymi B2B, integrując je w jedno środowisko operacyjne.

Efektem jest lepsza kontrola nad zamówieniami, płynna wymiana danych między działami i stabilne podstawy do skalowania sprzedaży bez zwiększania kosztów administracyjnych.

Porozmawiajmy o Twoim projekcie wdrożeniowym

Pakiet ERP

Analiza wdrożeniowa i przygotowanie dokumentacji

Cena: od 4 900 zł netto

Dla firm, które planują wdrożenie lub wymianę systemu ERP. Opracowujemy pełną dokumentację wdrożeniową – analizujemy procesy sprzedaży, logistyki i finansów, tworzymy mapy procesów (BPMN) oraz specyfikację wymagań funkcjonalnych i integracyjnych. Efektem jest precyzyjny zakres projektu, który pozwala uniknąć błędnych decyzji i kosztownych zmian w trakcie wdrożenia.

Pakiet e-commerce

Analiza i plan wdrożenia platformy sprzedażowej B2B / B2C

Cena: od 4 500 zł netto

Dla firm planujących uruchomienie lub modernizację sklepu internetowego albo hurtowni B2B. Analizujemy aktualne procesy sprzedażowe, logistyczne i integracyjne, projektujemy strukturę katalogu produktowego oraz przepływ danych między ERP, magazynem i systemem e-commerce. Przygotowujemy harmonogram wdrożenia, kosztorys i rekomendacje wykonawców.

Pakiet PMO

Analiza potrzeb + szybka wycena wdrożenia

Cena: 120 zł / rbh

Dla firm, które realizują wdrożenia systemów ERP, e-commerce lub integracji IT i potrzebują niezależnego nadzoru po stronie klienta. Przejmujemy bieżące zarządzanie projektem — koordynujemy prace zespołów IT, agencji i dostawców, kontrolujemy harmonogram, koszty i zgodność realizacji z dokumentacją. Sporządzamy dokumentacje projektową. 

Wiele projektów cyfryzacji kończy się rozczarowaniem, ponieważ dostawcy skupiają się na technologii, a nie na procesach organizacji. System ERP, B2B czy e-commerce często zostaje dobrany bez pełnej analizy wymagań i map procesów, co prowadzi do błędów, kosztownych poprawek i trudności w codziennym użytkowaniu.
60%
projektów wdrożenia ERP kończy się niepowodzeniem
Większość problemów wynika z braku analizy procesów i błędnie określonych wymagań przedwdrożeniowych. Projekty tracą spójność, przekraczają budżet, a po uruchomieniu system powoduje zakłócenia w codziennych operacjach firmy.
80%
użytkowników jest niezadowolonych z obecnego systemu ERP
Najczęściej wskazywane przyczyny to niedopasowanie systemu do sposobu pracy organizacji, zbyt skomplikowane procesy obsługi oraz brak realnych korzyści biznesowych po wdrożeniu. Problemem nie jest technologia, lecz sposób, w jaki została zaplanowana i zaimplementowana.
Jakie projekty koordynujecie jako zewnętrzne PMO?

Zajmujemy się pełnym nadzorem nad wdrożeniami systemów ERP, platform B2B i B2C, integracjami systemów (ERP, CRM, WMS, e-commerce, marketplace), a także projektami cyfryzacji procesów – od automatyzacji workflow po wdrożenie środowisk pracy (Bitrix24, Google Workspace).

Naszą rolą jest połączenie świata technologii z realiami biznesu. Uporządkowujemy komunikację między dostawcami, pilnujemy harmonogramów, zakresu i kosztów, tak aby projekt został zakończony zgodnie z założeniami.

Wykonawcy projektów cyfrowych często koncentrują się na wdrożeniu technologii w oderwaniu od realiów firmy. Projektują rozwiązania według własnych szablonów lub “branżowych standardów”, nie wnikając w sposób działania organizacji. W efekcie system działa poprawnie technicznie, ale nie odzwierciedla logiki procesów sprzedaży, logistyki czy obsługi klienta — zamiast usprawniać pracę, wprowadza dodatkowe komplikacje.

Analizujemy rzeczywiste procesy operacyjne, przepływy informacji i zależności między działami. Na tej podstawie opracowujemy mapę projektu, ustalamy priorytety i koordynujemy wykonawców. Dzięki temu wdrożenie jest spójne, przewidywalne i dopasowane do faktycznego modelu działania firmy.

Tak, to absolutna podstawa.

Dobra analiza wdrożeniowa to nie tylko opis funkcji, ale odzwierciedlenie rzeczywistych procesów – jak przebiega sprzedaż, jak obsługiwane są zamówienia, jakie są zależności między działami.
Jeśli analiza zostanie przygotowana ogólnie lub przez osobę, która nie zna realiów biznesu, to programiści i wdrożeniowcy nie będą wiedzieli, co faktycznie mają zbudować. Skutkiem są niedopasowane funkcje, błędy i dodatkowe koszty.

Po pierwsze – zabezpiecza firmę przed błędami wykonawcy. Dobrze przygotowana analiza stanowi punkt odniesienia w całym projekcie i dokument, który można egzekwować prawnie, jeśli wykonawca nie realizuje ustaleń.

Po drugie – ogranicza chaos w trakcie projektu. Wszyscy uczestnicy mają jeden plan i jeden zakres prac. Dzięki temu łatwiej rozliczyć wykonawcę, kontrolować koszty i uniknąć ciągłego „dorabiania” funkcji po wdrożeniu.

Bo ogólna analiza pozwala im później unikać odpowiedzialności. Im mniej konkretów na etapie projektu, tym łatwiej uzasadnić opóźnienia i dodatkowe faktury.

Dlatego przygotowujemy analizę niezależnie od dostawcy systemu – tak, by klient miał realne narzędzie kontroli i pewność, że wdrożenie zostanie wykonane zgodnie z jego rzeczywistymi potrzebami, a nie interesem wykonawcy.

Zaczynamy od krótkiej konsultacji, na której omawiamy cele projektu i zakres działań. Następnie przygotowujemy dokumentację wdrożeniową, rekomendujemy wykonawców i przejmujemy koordynację prac.

W trakcie projektu prowadzimy raportowanie postępów i weryfikujemy zgodność realizacji z założeniami. Po zakończeniu wdrożenia przygotowujemy dokumentację powdrożeniową i rekomendacje dalszego rozwoju systemu.

Jak przebiega współpraca projektowa

Zobacz, jak krok po kroku koordynujemy wdrożenia cyfrowe w Twojej firmie

Zaczynamy od rozmowy o celach biznesowych i bieżących wyzwaniach operacyjnych. Następnie analizujemy procesy, przygotowujemy plan działań i wspólnie ustalamy zakres projektu. Po akceptacji planu przejmujemy omawiany zakres, np. nadzór nad wykonawcami i prowadzimy cały projekt do momentu pełnego wdrożenia.

Konsultacja i diagnoza potrzeb

Rozmawiamy o celach biznesowych, procesach i wyzwaniach organizacji. Weryfikujemy, na jakim etapie znajduje się projekt oraz jakie obszary wymagają uporządkowania lub wsparcia.

Analiza procesów i opracowanie dokumentacji

Mapujemy kluczowe procesy sprzedażowe, logistyczne i operacyjne. Przygotowujemy dokumentację wdrożeniową (BPMN, workflow, BOM) oraz zakres funkcjonalny, który będzie podstawą do wyboru technologii i wykonawców.

Dobór i koordynacja wykonawców

Pomagamy w wyborze rzetelnych dostawców systemów ERP, e-commerce, CRM czy integracji. Nadzorujemy komunikację między zespołami IT, agencjami i działami wewnętrznymi, tak aby wszyscy realizowali wspólny cel projektu.

Nadzór nad realizacją i raportowanie

Monitorujemy postępy, kontrolujemy harmonogram, koszty i zgodność działań z założeniami. Każdy etap jest raportowany, a ewentualne zmiany są wprowadzane w sposób kontrolowany.

Wdrożenie i wsparcie powdrożeniowe

Pomagamy w testach, odbiorach i uruchomieniu środowiska produkcyjnego. Po wdrożeniu utrzymujemy dokumentację projektową i przekazujemy rekomendacje rozwoju systemów w kolejnych etapach cyfryzacji.

Realizacje i historie współpracy

Poznaj projekty, które zrealizowaliśmy

Prezentujemy wybrane realizacje i projekty produktowe, które powstały we współpracy z naszymi partnerami biznesowymi. To przykłady działań, które pomogły wprowadzić nowe produkty do sprzedaży, uporządkować procesy lub rozwinąć dystrybucję. Każdy projekt pokazuje, że skuteczny efekt to wynik dobrze zaplanowanej i konsekwentnej współpracy.
Dołącz do grona partnerów, którzy nam zaufali
Poznaj pozostałe nasze usługi

Kompleksowe rozwiązania dla sprzedaży i dystrybucji

Zobacz, w jakich obszarach wspieramy firmy w rozwoju sprzedaży, logistyki i procesów operacyjnych – od wdrożeń e-commerce, przez obsługę sieci handlowych, po cyfryzację i zarządzanie projektami.